Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu myconvento

I. Vertrag und Bestellung

1. Wie kann ich myconvento bestellen?

Fülle einfach das Bestellformular aus. Wir schalten Sie dann frei. Gern nehmen wir aber auch Ihre schriftliche Bestellung entgegen und lösen dann die Bestellung im myconvento System für Sie aus.

2. Brauchen wir einen speziellen Vertrag, damit die Bestellung wirksam ist?

Uns genügt Ihre Bestellung über die Website. Damit kommt ein gültiger Vertrag zustande. Basis sind dann unsere AGB. Falls Sie ein Angebot benötigst und einen Auftrag an uns schreiben willst, so ist dies selbstverständlich auch möglich. Wende Sie dazu bitte an unseren Vertrieb.

3. Wir haben eigene AGB. Muss ich die AGB von myconvento akzeptieren?

Gern können wir eine abweichende vertragliche Regelung vereinbaren. Sie können einen eigenen Vertrag mit uns abschließen. Bitte beachte, dass Sie in diesem Fall das „Premium Contracting“ benötigst. Ihre Kosten liegen einmalig bei 500 Euro für den Vertragsabschluss sowie 30 Euro für die Dauerüberwachung Deines Vertrages.

4. Brauchen wir einen speziellen Vertrag für Auftragsdatenverarbeitung?

Wenn Sie myconvento bestellst, akzeptierst Sie damit unsere AGB und schließt automatisch unseren Standard Vertrag für Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Vertrag) mit uns ab. Sie finden seinen Text auf unserer Website.
Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen aber auch einen individuellen Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Vertrag) ab. Wir akzeptieren in der Regel auch Ihre Vertragsversion, bieten Ihnen diese dann allerdings aufgrund des erhöhten Aufwands bei uns als „Premium Contracting“ an (s.o.).

5. Was bedeutet „Named User Lizenzierung“?

Im Gegensatz zur „Concurrent User Lizenzierung“, bei der die Anzahl der gleichzeitig arbeitenden Anwender festgelegt wird, werden bei der „Named User Lizenzierung“ die Anwender namentlich hinterlegt und dann freigeschaltet. Die lizenzierten „Named User“ bilden die Gesamtzahl der Anwender, die theoretisch mit myconvento arbeiten können, egal ob gleichzeitig oder nicht. Sie können in myconvento eine höhere Anzahl von Anwendern anlegen und die überschüssigen zunächst auf „inaktiv“ setzen.

6. Meine Benutzer-Anzahl weicht von den möglichen Bestellmengen ab. Warum gibt es überhaupt die Staffelung?

myconvento können Sie für 1-5-10-20-30 usw. Anwender abonnieren. Diese Staffelung sorgt dafür, dass es bei den meisten Anwenderunternehmen nur selten eine Änderung im Bestellumfang gibt. Das reduziert bei uns den Verwaltungsaufwand, ermöglicht uns niedrige Preise und erleichtert Ihnen und uns die Planung. Denn eine Änderung bei Ihren Anwendern muss dann nicht automatisch zu einer Änderung Deines Abonnements führen.

II. Datenschutz und Datensicherheit

1. Wo liegen meine Daten?

Ihre Daten sind physikalisch im Kubernetes-Cluster von myconvento gespeichert (Ab Novemer 2023). Dieser besteht aus mehreren georedundanten (also räumlich verteilten) Knoten an den Standorten Limburg, Straßburg und Graveline des Rechenzentrumsbetreibers OVH Cloud GmbH.
OVH Cloud ist der größte europäische Anbieter von Rechenzentren.

2. Was tut myconvento für den Datenschutz?

Wir erfüllen die Anforderungen der EU DSGVO in vollem Umfang. Dazu gehört unter anderem die Verpflichtung aller Mitarbeiter und Lieferanten auf den Datenschutz und die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten.

3. Was tut myconvento für die Datensicherheit?

Der Betrieb von myconvento im georedundaten Kubernetes-Cluster garantiert Ihnen ein sehr hohes Maß an Verfügbarkeit. Weitere Sicherungssysteme wie IDS/IPS, Firewalls und redundante Mehr-Generationen-Datensicherungen sorgen für sehr hohe Datensicherheit. Folglich garantieren wir Ihnen eine Verfügbarkeit von myconvento in Höhe von 99,5% im Jahresmittel. Siehe dazu auch unsere TOMs (Technischen und Organischen Maßnahmen).

4. Was passiert, wenn jemand sein Passwort vergisst?

Jeder Anwender kann sich über den Link „Passwort vergessen“ ein neues Einmal-Passwort zusenden lassen. Nach dem ersten Login mit diesem Passwort muss man wieder ein eigenes PW hinterlegen. Wir kennen die Passwörter nicht.

5. Unsere Policies erfordern ab und zu den Wechsel der Passwörter. Wie geht das?

Sie können in myconvento als Administrator unter "Administration" das Intervall einstellen, innerhalb dessen von allen Anwendern ein neues Passwort angefordert wird.

6. Ich möchte höchstmöglichen Schutz unserer Daten, am liebsten ein eigenes System. Geht das?

Ja, als sogenannte „Hosted Appliance“ mit einem eigenen physikalischen Server und Datenbanksystem im Rechenzentrum. Bei der „Hosted Appliance“ stellen wir die notwendige Hard- und Software zur Verfügung.

7. Ein einfaches Login per User ID und Passwort reicht mir nicht. Gibt es mehr?

Sie können myconvento so einstellen, dass es Ihnen ein zweites Einmalpasswort per E-Mail zusendet. Dieses Passwort wird dann zusätzlich für Ihr Login benötigt (Zwei-Faktor-Authentifizierung).

8. Kann ich die Datenbestände verschiedener Geschäftsbereiche oder Partner gegeneinander abgrenzen?

Genau für diesen Zweck haben wir das Mandantenmanagement entwickelt. Damit können die Anwender auf einer gemeinsamen Datenbank mehrere Tochtergesellschaften oder Kunden bedienen, ohne dass die Daten der anderen Einheit eingesehen oder verändert werden können.

9. Welche Daten sieht oder bearbeitet ein Anwender, wenn das Mandantenmanagement aktiv ist?

Ein Anwender sieht oder bearbeitet nur die Daten, die er bearbeiten darf. Dazu hinterlegt der Administrator die Rechte „Vollzugriff“ oder „Nur lesen“. Daten von Mandanten, zu denen der Anwender keine Rechte hat („Hidden“) sind für ihn dagegen unsichtbar.

10. Kann ich zwischendurch leicht an meine Daten kommen?

Gern vereinbaren wir mit Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Datenbank herunterzuladen. Bitte spreche dazu unsere Kundenbetreuung an.

Unabhängig davon können Sie Verteiler, Versandlisten oder Teilnehmerlisten jederzeit als Excel-Datei downloaden.

11. Was passiert mit meinen Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit?

Zunächst senden wir Ihnen Ihre Daten vollumfänglich zu. Nach dem Ende der Zusammenarbeit und einer kurzen Wartezeit (maximal drei Monate) werden alle Kopien bei uns vernichtet.

12. Können verschiedene Firmen gemeinsam auf myconvento arbeiten?

Wir gestatten die Nutzung eines gemeinsamen Accounts durch mehrere Unternehmen, falls es sich um eine Geschäftsbeziehung Agentur-Kunde handelt oder ein verbundenes Unternehmen.
Ein Anwenderunternehmen muss allerdings die Führung des Accounts und die Zahlung unserer Rechnungen übernehmen.

III. Startphase und Abonnement

1. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist bietet das myconvento Abonnement?

Mit der Bestellung legst Sie den Beginn der kostenlosen Startphase fest. Diese beträgt 15 Tage. In der kostenlosen Startphase können Sie Ihr Abonnement jederzeit fristlos kündigen.
Anschließend beginnt automatisch das reguläre Abonnement entsprechend der von Ihnen bestellten Leistungen.

Das reguläre Abonnement hat eine Laufzeit jeweils bis zum Ende des Kalenderjahres und verlängert sich automatisch um ein Jahr, wenn Sie es nicht mit einer Frist von drei Monaten (also bis zum 30.9. des Jahres) kündigst. Dazu genügt es, im myconvento System im Bereich „Abonnement“ die Kündigung auszulösen. myconvento ist für Sie auch nach erfolgter Kündigung noch bis zum Jahresende voll nutzbar. Sie können in dieser Zeit auch immer mit wenigen Klicks Ihre Kündigung rückgängig machen.

2. Wie kann ich myconvento während der Startphase kündigen?

Wir bieten Ihnen dazu direkt auf der Startseite eine einfache Abmeldemöglichkeit an.

3. Welche Einschränkungen gibt es während der Startphase?

Sie können eine Serien E-Mail nur an maximal 100 Empfänger gleichzeitig versenden. Zudem lassen sich  Daten aus der pressbase nicht exportieren. Auch DACH Themenpläne sowie weltweite Daten stehen nicht zur Verfügung.

4. Wie und wann bekomme ich meine Rechnungen?

Rechnungen versenden wir üblicherweise nur als PDF per E-Mail, es sei denn, Sie haben die Zustellung per Brief bei Ihrer Bestellung ausdrücklich angegeben.

Die erste Rechnung erhalten Sie mit dem Beginn Deines Abonnements nach dem Ende der Startphase. Wir berechnen dann Ihr Abonnement bis zum Jahresende.

Weitere Abonnementsrechnungen dann jeweils zum Anfang des kommenden Kalenderjahres. Rechnungen für Versände oder Volumenverbrauch erhalten Sie jeweils zu Beginn des Folgemonats für den zurückliegenden Monat.

5. Kann ich eine separate Rechnungsadresse angeben?

Selbstverständlich.

6. Wer verwaltet mein Abonnement?

Mit Ihrer Bestellung benennst Sie den sogenannten „Lizenzmanager“. Diese Person verwaltet Ihr Abonnement, d.h. legt die Anzahl der „Named User“ und den sonstigen Leistungsumfang fest und verändert ihn gegebenenfalls auch wieder.

7. Wie kann ich das Abonnement erweitern, reduzieren oder kündigen?

Der Lizenzmanager tut dies im Bereich „Abonnement““. Hier kann er den Lizenzumfang ändern oder das Abonnement kündigen. Bitte beachte, dass Reduzierungen erst mit Beginn des nächsten Kalenderjahres wirksam werden.

8. Kann ich weitere verbundene Unternehmen auf das Abonnement nehmen?

Jedes verbundene Unternehmen kann mit auf Ihr Abonnement. Aber auch, wenn Sie nur eine Geschäftsbeziehung hast, beispielsweise mit einer Agentur, und dabei auf gemeinsame Daten zugreifen willst, ist die gemeinsame Nutzung im Rahmen Deines myconvento Accounts möglich. Bitte beachte aber, dass es nur einen Rechnungsempfänger und verantwortlichen Lizenzmanager und Administrator gibt.

9. Gibt es Unterstützung für den Import meiner bisherigen Daten?

myconvento bietet einen einfach zu bedienenden Import-Assistenten. Damit lassen sich Adressbestände aus Excel komfortabel importieren. Falls Sie darüber hinaus auch Kontaktnotizen übernehmen musst, machen wir Ihnen dazu gern ein Dienstleistungsangebot.

IV. Administration in myconvento

1. Kann ich erkennen, welches Speicher- und Versandvolumen wir bereits verbraucht haben?

Das ist jederzeit auf dem Startbildschirm von myconvento erkennbar. Sie siehst den Monatsverbrauch und den Gesamtverbrauch. Außerdem zeigt Ihnen myconvento das Volumen eines durchgeführten Versandauftrages an.

2. Wer kümmert sich um die Anwender-Rechte, und wie stellt man sie ein?

Der Lizenzmanager benennt einen Administrator. Dieser richtet die Anwender und deren Rechte ein und kümmert sich um die Anlage der Versandkonten (Absenderadressen usw.) Oft sind Lizenzmanager und Administrator ein und dieselbe Person.

3. Kann ich die Sprache der Benutzeroberfläche ändern, und wie?

Ja, Sie können jederzeit zwischen Deutsch und Englisch wechseln. Dazu stellst Sie im Konto jedes Anwenders dessen Standard-Sprache ein. Diese bleibt dann auch nach dem Logout als Sprache der Benutzeroberfläche bestehen.

4. Kann ich mehrere Absender-Konten anlegen? Was ist da möglich?

Sie können beliebige Absenderkonten anlegen und Ihren Anwendern zuweisen. Allerdings ist es sinnvoll, dass Sie für eine ausreichende Autorisierung sorgst. Hier kommen das SPF-Verfahren und das sogenannte DKIM-Verfahren in Frage. Details dazu finden Sie im Whitepaper „Professioneller E-Mail Versand mit myconvento“.

V. Service und Support

1. Wie kann ich den Helpdesk von myconvento erreichen?

Wir bieten einen Chat Support, den Sie von der Startseite von myconvento aus starten können (unter SERVICE). 

2. Gibt es eine Online-Hilfe, und was bietet sie?

Ja, in Deutsch und Englisch. Diese erklärt und beschreibt die typischen Arbeitsschritte und lässt sich von jeder Stellen Sie in myconvento öffnen.

3. Welche Reaktionszeiten und Servicezeiten gibt es?

Unsere Geschäftszeiten sind von 8.00 bis 18.00 Uhr, Montag-Freitag, allerdings nicht an NRW Feiertagen. Falls nötig, können Sie Betreuung außerhalb dieser Zeit bei uns buchen, beispielsweise im Vorfeld von wichtigen Aussendungen.

Reaktionszeiten richten sich nach dem Schweregrad des Fehlers. Siehe dazu auch unser Whitepaper „Service und Support“.

4. Was passiert, wenn das System doch mal „Down“ ist? Welche Ausfallzeiten gab es in der Vergangenheit?

Für diesen sehr unwahrscheinlichen Fall haben wir eine Störungs-Seite eingerichtet, auf der wir Sie regelmäßig über den Stand der Arbeiten informieren. Diese Seite haben wir in den letzten 12 Jahren erst zweimal benötigt. Die Ausfallzeit lag dabei jeweils bei weniger als 3 Stunden.

5. Wie kann ich einen noch besseren Support-Level bekommen?

Gern bieten wir Ihnen den Service „Premium Support“ an. Autorisierte Anwender können unseren Service während unserer Geschäftszeiten anrufen. Bei Bedarf wirst Sie auch zurückgerufen.

6. Wie kann ich weitere Schulungen bestellen? Was gibt es dazu?

Einfach per E-Mail an kundenbetreuung@convento.de oder über den Chat Support. Wir rufen Sie zurück.

VI. Technische Fragen

1. Welche Mindestausstattung in Bezug auf Hard- und Software habe ich?

myconvento läuft auf allen handelsüblichen und halbwegs aktuellen Endgeräten. Dazu zählen Smartphones, Tablets und Desktop PCs.

2. Welche Browser kann ich benutzen?

Sie können im Prinzip jeden gängigen Browser benutzen, also Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari. Bitte achte aber auf eine möglichst aktuelle Version.

3. Kann ich myconvento mit meinen Office-Programmen verbinden?

Verteiler, Versandempfänger oder Teilnehmerlisten können Sie nach Excel exportieren. So erhalten Sie auch die Empfänger Ihrer Serienbriefe oder Serienetiketten. Anschließend verbindest Sie am Arbeitsplatz Ihre Vorlage für einen Brief oder ein Etikett mit den heruntergeladenen Daten.

Ihre E-Mail Korrespondenz können Sie in myconvento importieren und so bei Ihrem Ansprechpartner dokumentieren und archivieren. myconvento verbindet sich dazu mit Ihrem E-Mail Server über das Protokoll IMAP. Wir nutzen hier die Technologie, die auch bei Tablets und Smartphones für den Zugriff auf das E-Mail Konto verwendet wird.

Wenn Sie Ihrem Ansprechpartner einen Brief schreiben möchtest, dann übertrage Adress- und Anrededaten aus myconvento über die Zwischenablage in Ihr Word Dokument. Word Vorlagen lassen sich  zur gemeinsamen Nutzung im Team in der Mediathek hinterlegen. Am Schluss lassen sich fertige Word-Dokumente wieder zum Datensatz des Ansprechpartners hochladen.

4. Was tut myconvento, damit meine Versandaufträge ankommen?

Wir bieten die Autorisierungsverfahren SPF und DKIM. Darüber hinaus bietet myconvento vollkommene Transparenz über die Zustellrate und den Zustellerfolg bei den einzelnen Empfängern, ein Blacklisting, und die benutzerfreundliche und einfache Korrektur unzustellbarer E-Mails („Bounced Mail Handling“).

VII. Fragen zum Leistungsumfang

1. Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Premiumversand?

Beim Premiumversand garantieren wir priorisierte Zustellung, in der Regel innerhalb weniger Minuten. Außerdem stehen hier detaillierte Auswertungsmöglichkeiten zu Zustell- und Öffnungsraten zur Verfügung.

Der Premiumversand ermöglicht außerdem die Erstellung von Mailings und Newslettern mit Hilfe eines komfortablen Darg & Drop-Editors, sowie die Übertragung von Word-Dokumenten nach HTML und Aussendungen mit „embedded pictures“ in HTML.

Beim Standardversand wird Ihr Auftrag immer nach einem Premium-Auftrag abgewickelt, sofern es einen solchen zur gleichen Zeit gibt. Zustell- und Öffnungsraten werden hier nur pauschal ausgewertet.

2. Worauf basiert die pressbase?

Ursprünglich basierte die „pressbase DACH“ auf einer erweiterten Version des „Stamm Impressum“, der umfangreichsten Mediendatenbank im deutschsprachigen Raum. Diese haben wir erweitert um die „Media Intelligence“, bei der wir mehrere 100.000 News Artikel täglich analysieren und klassifizieren.

Wir ermitteln deren Autoren und reichern die Medien- und Autoren-Datenbank mit Erkenntnissen aus diesen Analysen an. Das Ergebnis ist ein Recherche-System, das Ihnen auf einzigartige Weise die Suche nach genau den Influencern und Autoren ermöglicht, die sich nachweislich für Ihr spezifisches Thema interessieren.

Die „pressbase Welt“ bietet ebenfalls eine Kombination aus etablierter Datenbank (diesmal Zimpel International) und umfangreicher Analyse weltweiter englischsprachiger Artikel. Für den englischsprachigen und deutschsprachigen Raum (und absehbar auch für weitere Sprachräume) finden Sie so genau die passenden Ansprechpartner für Ihre Kommunikation.

3. Mit welchem Volumen muss ich beim Daten-Hosting rechnen?

Wer keine Mediathek aufbaut und keine Clipping-Scans integriert, kommt üblicherweise mit dem Standard Volumen von 1 GB aus. Mit Mediathek und Clippings kann die Kunden-Datenbank im Laufe der Zeit auf mehrere GB anwachsen. Wir berechnen im Datenhosting pro zusätzliches GB 5 Euro monatlich. Eine Angabe des tatsächlich genutzten Volumen finden Sie jederzeit auf dem Startbildschirm von myconvento. Wenn Sie ein größeres Volumen benötigst, legen wir Ihnen gern ein spezielles Angebot vor.

Wobei wir Ihnen gerne auch behilflich sind.

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