Häufig gestellte Fragen

Hier fin­den Sie Ant­wor­ten auf die am häu­figs­ten gestell­ten Fra­gen zu myconvento

I. Vertrag und Bestellung

1. Wie kann ich myconvento bestellen?

Fül­len Sie ein­fach das Bestell­for­mu­lar aus. Wir schal­ten Sie dann frei. Gern neh­men wir aber auch Ihre schrift­li­che Bestel­lung ent­ge­gen und lösen dann die Bestel­lung im mycon­ven­to Sys­tem für Sie aus.

2. Brauchen wir einen speziellen Vertrag, damit die Bestellung wirksam ist?

Uns genügt Ihre Bestel­lung über die Web­site. Damit kommt aus unse­rer Sicht ein gül­ti­ger Ver­trag zustan­de. Basis sind dann unse­re AGB. Falls Sie ein Ange­bot benö­ti­gen und einen Auf­trag an uns schrei­ben wol­len oder müs­sen, so ist dies selbst­ver­ständ­lich auch mög­lich. Wen­den Sie sich dazu bit­te an unse­ren Vertrieb.

3. Wir haben eigene AGB. Muss ich die AGB von myconvento akzeptieren?

Gern kön­nen wir eine abwei­chen­de ver­trag­li­che Rege­lung ver­ein­ba­ren. Sie kön­nen einen eige­nen Ver­trag mit uns abschlie­ßen. Bit­te beach­ten Sie, dass Sie in die­sem Fall das „Pre­mi­um Con­trac­ting“ benö­ti­gen. Ihre Kos­ten lie­gen ein­ma­lig bei 500 Euro für den Ver­trags­ab­schluss sowie 25 Euro für die Dau­er­über­wa­chung Ihres Vertrages.

4. Brauchen wir einen speziellen Vertrag für Auftragsdatenverarbeitung?

Auf Wunsch schlie­ßen wir mit Ihnen einen sepa­ra­ten Ver­trag über Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung (ADV-Ver­trag) ab. Dazu haben wir einen Mus­ter-Ver­trag ent­wi­ckelt, der die Bedürf­nis­se mög­lichst vie­ler Kun­den sehr gut abdeckt. Wir akzep­tie­ren in der Regel auch Ihre Ver­trags­ver­si­on, bie­ten Ihnen die­se dann aller­dings auf­grund des erhöh­ten Auf­wands bei uns als „Pre­mi­um Con­trac­ting“ an (s.o.).

5. Was bedeutet „Named User Lizenzierung“?

Im Gegen­satz zur „Con­cur­rent User Lizen­zie­rung“, bei der die Anzahl der gleich­zei­tig arbei­ten­den Anwen­der fest­ge­legt wird, wer­den bei der „Named User Lizen­zie­rung“ die Anwen­der nament­lich hin­ter­legt und dann frei­ge­schal­tet. Die lizen­zier­ten „Named User“ bil­den die Gesamt­zahl der Anwen­der, die theo­re­tisch mit mycon­ven­to arbei­ten kön­nen, egal ob gleich­zei­tig oder nicht. Sie kön­nen in mycon­ven­to eine höhe­re Anzahl von Anwen­dern anle­gen und die über­schüs­si­gen zunächst auf „inak­tiv“ setzen.

6. Meine Benutzer-Anzahl weicht von den möglichen Bestellmengen ab. Warum gibt es überhaupt die Staffelung?

mycon­ven­to kön­nen Sie für 1–5‑10–20-30 usw. Anwen­der abon­nie­ren. Die­se Staf­fe­lung sorgt dafür, dass es bei den meis­ten Anwen­der­un­ter­neh­men nur sel­ten eine Ände­rung im Bestell­um­fang gibt. Das redu­ziert bei uns den Ver­wal­tungs­auf­wand, ermög­licht uns nied­ri­ge Prei­se und erleich­tert Ihnen und uns die Pla­nung. Denn eine Ände­rung bei Ihren Anwen­dern muss dann nicht auto­ma­tisch zu einer Ände­rung Ihres Abon­ne­ments führen.

II. Datenschutz und Datensicherheit

1. Wo liegen meine Daten?

Ihre Daten sind phy­si­ka­lisch im mycon­ven­to Rechen­zen­trum gespei­chert. Dies wird von der myloc Manage­ment AG in Düs­sel­dorf, einem TÜV-zer­ti­fi­zier­ten Rechen­zen­trum, geführt.

2. Was tut myconvento für den Datenschutz?

Wir erfül­len die Anfor­de­run­gen des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes in vol­lem Umfang. Dazu gehört die Ver­pflich­tung aller Mit­ar­bei­ter und Lie­fe­ran­ten auf das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz und die EU-Daten­schutz­grund­ver­ord­nung und die Beauf­tra­gung eines exter­nen Datenschutzbeauftragten.

3. Was tut myconvento für die Datensicherheit?

Mehr­mals täg­li­che und wöchent­li­che Back­ups sind selbst­ver­ständ­lich, genau wie die hohe Ver­füg­bar­keit und Aus­fall­si­cher­heit des zer­ti­fi­zier­ten Rechen­zen­trums. Außer­dem wer­den die Daten­si­che­run­gen über 2 Rechen­zen­tren bei Myloc ver­teilt und eine Wochen­si­che­rung in einem exter­nen Hoch­si­cher­heits­safe ein­ge­la­gert. Wir garan­tie­ren Ihnen eine Ver­füg­bar­keit im Jah­res­mit­tel in Höhe von 99,5%.

4. Was passiert, wenn jemand sein Passwort vergisst?

Jeder Anwen­der kann sich über den Link „Pass­wort ver­ges­sen“ ein neu­es Ein­mal-Pass­wort zusen­den las­sen. Nach dem ers­ten Log­in mit die­sem Pass­wort muss man wie­der ein eige­nes PW hin­ter­le­gen. Wir ken­nen die Pass­wör­ter nicht.

5. Unsere Policies erfordern ab und zu den Wechsel der Passwörter. Wie geht das?

Sie kön­nen in mycon­ven­to das Inter­vall ein­stel­len, inner­halb des­sen ein neu­es Pass­wort ange­for­dert wird.

6. Ich möchte höchstmöglichen Schutz unserer Daten, am liebsten ein eigenes System. Geht das?

Ja, als soge­nann­te „Hos­ted App­li­an­ce“ mit einem eige­nen phy­si­ka­li­schen Ser­ver und Daten­bank­sys­tem im Rechen­zen­trum, oder als „Local App­li­an­ce“ bei Ihnen im Haus. Bei der „Hos­ted App­li­an­ce“ stel­len wir die not­wen­di­ge Hard- und Soft­ware zur Ver­fü­gung. Bei einer „Local App­li­an­ce“ sor­gen Sie für die Hard­ware und die Lizen­zen für Win­dows, Office und den Datenbankserver.

7. Ein einfaches Login per User ID und Passwort reicht mir nicht. Gibt es mehr?

Sie kön­nen mycon­ven­to so ein­stel­len, dass es Ihnen ein zwei­tes Ein­mal­pass­wort per E‑Mail zusen­det. Die­ses Pass­wort wird dann zusätz­lich für Ihr Log­in benötigt.

8. Kann ich die Datenbestände verschiedener Geschäftsbereiche oder Partner gegeneinander abgrenzen?

Genau für die­sen Zweck haben wir das Man­dan­ten­ma­nage­ment entwickelt. 

9. Welche Daten sieht oder bearbeitet ein Anwender, wenn das Mandantenmanagement aktiv ist?

Ein Anwen­der sieht oder bear­bei­tet nur die Daten, die er bear­bei­ten darf. Dazu hin­ter­le­gen Sie die Rech­te „Voll­zu­griff“ oder „Nur lesen“. Daten von Man­dan­ten, zu denen der Anwen­der kei­ne Rech­te hat („Hid­den“) sind für ihn dage­gen unsichtbar.

10. Kann ich zwischendurch leicht an meine Daten kommen?

Gern ver­ein­ba­ren wir mit Ihnen die Mög­lich­keit, die gesam­te Daten­bank her­un­ter­zu­la­den oder sich von uns per CD schi­cken zu las­sen. Bit­te spre­chen Sie dazu unse­re Kun­den­be­treu­ung an. Unab­hän­gig davon kön­nen Sie Ver­tei­ler, Ver­sand­lis­ten oder Teil­neh­mer­lis­ten jeder­zeit nach Excel downloaden. 

11. Was passiert mit meinen Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit?

Zunächst sen­den wir Ihnen Ihre Daten voll­um­fäng­lich zu. Nach dem Ende der Zusam­men­ar­beit und einer kur­zen War­te­zeit (maxi­mal drei Mona­te) wer­den alle Kopien bei uns vernichtet. 

III. Startphase und Abonnement

1. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist bietet das myconvento Abonnement?

Mit der Bestel­lung legen Sie den Beginn der kos­ten­lo­sen Start­pha­se fest. Die­se beträgt 15 Tage. In der kos­ten­lo­sen Start­pha­se kön­nen Sie Ihr Abon­ne­ment jeder­zeit frist­los kün­di­gen. Anschlie­ßend beginnt auto­ma­tisch das regu­lä­re Abon­ne­ment ent­spre­chend der von Ihnen bestell­ten Leis­tun­gen. Das regu­lä­re Abon­ne­ment hat eine Lauf­zeit jeweils bis zum Ende des Kalen­der­jah­res und ver­län­gert sich auto­ma­tisch um ein Jahr, wenn Sie es nicht mit einer Frist von drei Mona­ten (also bis zum 30.9. des Jah­res) kün­di­gen. Dazu genügt es, im mycon­ven­to Sys­tem im Bereich „Abon­ne­ment“ die Kün­di­gung aus­zu­lö­sen. mycon­ven­to ist auch nach erfolg­ter Kün­di­gung für Sie noch bis zum Jah­res­en­de voll nutz­bar. Sie kön­nen in die­ser Zeit auch jeder­zeit und mit weni­gen Klicks Ihre Kün­di­gung rück­gän­gig machen.

2. Wie kann ich myconvento während der Startphase kündigen?

Wir bie­ten Ihnen dazu direkt auf der Start­sei­te eine ein­fa­che Abmel­de­mög­lich­keit an.

3. Welche Einschränkungen gibt es während der Startphase?

Sie kön­nen eine Seri­en E‑Mail nur an maxi­mal 100 Emp­fän­ger gleich­zei­tig ver­sen­den, und Sie haben grund­sätz­lich kei­ne Mög­lich­keit, Daten aus der press­ba­se zu expor­tie­ren. Auch DACH The­men­plä­ne sowie welt­wei­te Daten ste­hen nicht zur Verfügung.

4. Warum muss ich zunächst die pressbase DACH abonnieren, um pressbase PLUS nutzen zu können?

Bei der press­ba­se PLUS kom­bi­nie­ren wir unse­re Medi­en- und Jour­na­lis­ten Daten­bank mit einer Such­ma­schi­ne der Ver­öf­fent­li­chun­gen der Medi­en im deutsch­spra­chi­gen Raum. Ergeb­nis: Sie kön­nen über Arti­kel-Inhal­te nach Autoren suchen. An Medi­en und Jour­na­lis­ten „hän­gen“ auch die Online-URLs der letz­ten Ver­öf­fent­li­chun­gen.
Und auch Per­so­nen, die wir bis­her nicht kann­ten und von denen nur ein Name exis­tiert, müs­sen einem Medi­um zuge­ord­net oder zumin­dest als Blog­ger oder frei­er Jour­na­list klas­si­fi­ziert wer­den.
Da also die Zuord­nung zu Medi­en­gat­tun­gen für uns von Bedeu­tung ist, ver­wen­den wir als Basis für press­ba­se PLUS die Medi­en­da­ten­bank der press­ba­se DACH.

5. Wie und wann bekomme ich meine Rechnungen?

Rech­nun­gen ver­sen­den wir übli­cher­wei­se nur als PDF per E‑Mail, es sei denn, Sie haben die Zustel­lung per Brief bei Ihrer Bestel­lung aus­drück­lich ange­ge­ben. Die ers­te Rech­nung erhal­ten Sie zu Beginn des Kalen­der­quar­tals, das auf das Ende der Start­pha­se folgt. Wir berech­nen dann die weni­gen Tage Ihres Abon­ne­ments bis zum Quar­tals­be­ginn und bereits tur­nus­mä­ßig das fol­gen­de Quar­tal. Wei­te­re Abon­ne­ments­rech­nun­gen dann jeweils zum Quar­tals­an­fang für die fol­gen­den drei Mona­te. Rech­nun­gen für Vers­än­de oder Volu­men­ver­brauch erhal­ten Sie jeweils zu Beginn des Fol­ge­mo­nats für den zurück­lie­gen­den Monat.

6. Kann ich eine separate Rechnungsadresse angeben?

Selbst­ver­ständ­lich.

7. Wer verwaltet mein Abonnement?

Mit Ihrer Bestel­lung benen­nen Sie den soge­nann­ten „Lizenz­ma­na­ger“. Die­se Per­son ver­wal­tet Ihr Abon­ne­ment, d.h. legt die Anzahl der „Named User“ und den sons­ti­gen Leis­tungs­um­fang fest und ver­än­dert ihn gege­be­nen­falls auch wieder.

8. Wie kann ich das Abonnement erweitern, reduzieren oder kündigen?

Der Lizenz­ma­na­ger tut dies im Bereich „Abon­ne­ment““. Hier kann er den Lizenz­um­fang ändern oder das Abon­ne­ment kün­di­gen. Bit­te beach­ten Sie, dass Redu­zie­run­gen erst mit Beginn des nächs­ten Kalen­der­jah­res wirk­sam werden.

9. Kann ich weitere verbundene Unternehmen auf das Abonnement nehmen?

Jedes ver­bun­de­ne Unter­neh­men kann mit auf Ihr Abon­ne­ment. Aber auch, wenn Sie nur eine Geschäfts­be­zie­hung haben, bei­spiels­wei­se mit einer Agen­tur, und dabei auf gemein­sa­me Daten zugrei­fen wol­len, ist die gemein­sa­me Nut­zung im Rah­men Ihres mycon­ven­to Accounts mög­lich. Bit­te beach­ten Sie aber, dass es nur einen Rech­nungs­emp­fän­ger und ver­ant­wort­li­chen Lizenz­ma­na­ger und Admi­nis­tra­tor gibt.

10. Gibt es Unterstützung für den Import meiner bisherigen Daten?

mycon­ven­to bie­tet einen ein­fach zu bedie­nen­den Import-Assis­ten­ten. Damit kön­nen Sie Adress­be­stän­de aus Excel kom­for­ta­bel impor­tie­ren. Falls Sie dar­über hin­aus auch Kon­takt­no­ti­zen über­neh­men müs­sen, machen wir Ihnen dazu gern ein Dienstleistungsangebot.

IV. Administration in myconvento

1. Kann ich erkennen, welches Speicher- und Versandvolumen wir bereits verbraucht haben?

Das ist jeder­zeit auf dem Start­bild­schirm von mycon­ven­to erkenn­bar. Sie sehen den Monats­ver­brauch und den Gesamt­ver­brauch. Außer­dem zeigt Ihnen mycon­ven­to das Volu­men eines Ver­sand­auf­tra­ges, auch bevor Sie ihn abge­schickt haben.

2. Wer kümmert sich um die Anwender-Rechte, und wie stellt man sie ein?

Der Lizenz­ma­na­ger benennt einen Admi­nis­tra­tor. Die­ser rich­tet die Anwen­der und deren Rech­te ein und küm­mert sich um die Anla­ge der Ver­sand­kon­ten (Absen­der­adres­sen usw.) Oft sind Lizenz­ma­na­ger und Admi­nis­tra­tor ein und die­sel­be Person.

3. Kann ich die Sprache der Benutzeroberfläche ändern, und wie?

Ja, Sie kön­nen jeder­zeit zwi­schen Deutsch und Eng­lisch wechseln. 

4. Kann ich mehrere Absender-Konten anlegen? Was ist da möglich?

Sie kön­nen belie­bi­ge Absen­der­kon­ten anle­gen und Ihren Anwen­dern zuwei­sen. Aller­dings ist es sinn­voll, dass Sie für eine aus­rei­chen­de Auto­ri­sie­rung sor­gen. Hier kom­men das SPF-Ver­fah­ren und das soge­nann­te DKIM-Ver­fah­ren in Fra­ge. Details dazu fin­den Sie im White­pa­per „Pro­fes­sio­nel­ler E‑Mail Ver­sand mit myconvento“. 

V. Service und Support

1. Wie kann ich den Helpdesk von myconvento erreichen?

Wir bie­ten einen Chat Sup­port, den Sie von der Start­sei­te von mycon­ven­to aus star­ten kön­nen (unter SERVICE).

2. Gibt es eine Online-Hilfe, und was bietet sie?

Ja, in Deutsch und Eng­lisch. Die­se erklärt und beschreibt die typi­schen Arbeits­schrit­te und lässt sich von jeder Stel­le in mycon­ven­to öffnen.

3. Welche Reaktionszeiten und Servicezeiten gibt es?

Unse­re Geschäfts­zei­ten sind von 8.00 bis 18.00 Uhr, Mon­tag-Frei­tag, aller­dings nicht an NRW Fei­er­ta­gen. Falls nötig, kön­nen Sie Betreu­ung außer­halb die­ser Zeit bei uns buchen, bei­spiels­wei­se im Vor­feld von wich­ti­gen Aus­sendun­gen. Reak­ti­ons­zei­ten rich­ten sich nach dem Schwe­re­grad des Feh­lers. Sehen Sie dazu unser White­pa­per „Ser­vice und Support“. 

4. Was passiert, wenn das System doch mal „Down“ ist? Welche Ausfallzeiten gab es in der Vergangenheit?

Für die­sen sehr unwahr­schein­li­chen Fall haben wir eine Stö­rungs-Sei­te ein­ge­rich­tet, auf der wir Sie regel­mä­ßig über den Stand der Arbei­ten infor­mie­ren. Die­se Sei­te haben wir in den letz­ten 12 Jah­ren ein­mal benötigt. 

5. Wie kann ich einen noch besseren Support-Level bekommen?

Gern bie­ten wir Ihnen den Ser­vice „Pre­mi­um Sup­port“ an. Auto­ri­sier­te Anwen­der kön­nen unse­ren Ser­vice wäh­rend unse­rer Geschäfts­zei­ten anru­fen. Bei Bedarf wer­den Sie auch zurückgerufen. 

6. Wie kann ich weitere Schulungen bestellen? Was gibt es dazu?

Ein­fach per E‑Mail an oder über den Chat Sup­port. Wir rufen Sie zurück. 

VI. Technische Fragen

1. Welche Mindestausstattung in Bezug auf Hard- und Software habe ich?

mycon­ven­to läuft auf allen han­dels­üb­li­chen und halb­wegs aktu­el­len End­ge­rä­ten. Dazu zäh­len Smart­pho­nes, Tablets und Desk­top PCs.

2. Welche Browser kann ich benutzen?

Sie kön­nen im Prin­zip jeden gän­gi­gen Brow­ser benut­zen, also Inter­net Explo­rer, Fire­fox, Chro­me oder Safa­ri. Bit­te ach­ten Sie aber auf eine mög­lichst aktu­el­le Version.

3. Kann ich myconvento mit meinen Office-Programmen verbinden?

Ver­tei­ler, Ver­sand­emp­fän­ger oder Teil­neh­mer­lis­ten kön­nen Sie nach Excel expor­tie­ren. So erhal­ten Sie auch die Emp­fän­ger Ihrer Seri­en­brie­fe oder Seri­en­e­ti­ket­ten. Anschlie­ßend ver­bin­den Sie am Arbeits­platz Ihre Vor­la­ge für einen Brief oder ein Eti­kett mit den her­un­ter­ge­la­de­nen Daten.
Ihre E‑Mail Kor­re­spon­denz kön­nen Sie in mycon­ven­to impor­tie­ren und so bei Ihrem Ansprech­part­ner doku­men­tie­ren und archi­vie­ren. mycon­ven­to ver­bin­det sich dazu mit Ihrem E‑Mail Ser­ver über das Pro­to­koll IMAP. Wir nut­zen hier die Tech­no­lo­gie, die auch bei Tablets und Smart­pho­nes für den Zugriff auf das E‑Mail Kon­to ver­wen­det wird.
Wenn Sie Ihrem Ansprech­part­ner einen Brief schrei­ben möch­ten, dann über­tra­gen Sie Adress- und Anre­de­da­ten aus mycon­ven­to über die Zwi­schen­ab­la­ge in Ihr Word Doku­ment. Word Vor­la­gen kön­nen Sie zur gemein­sa­men Nut­zung im Team in der Media­thek hin­ter­le­gen. Am Schluss kön­nen Sie das fer­ti­ge Word Doku­ment wie­der zum Daten­satz des Ansprech­part­ners hochladen.

4. Was tut myconvento, damit meine Versandaufträge ankommen?

Wir sind Mit­glied der CSA („Cer­ti­fied Sen­der Alli­an­ce“). Außer­dem bie­ten wir die Auto­ri­sie­rungs­ver­fah­ren SPF und DKIM. Dar­über hin­aus bie­tet mycon­ven­to voll­kom­me­ne Trans­pa­renz über die Zustell­ra­te und den Zustel­lerfolg bei den ein­zel­nen Emp­fän­gern, ein Black­lis­ting, und die benut­zer­freund­li­che und ein­fa­che Kor­rek­tur unzu­stell­ba­rer E‑Mails („Boun­ced Mail Handling“). 

VII. Fragen zum Leistungsumfang

1. Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Premiumversand?

Beim Pre­mi­um­ver­sand garan­tie­ren wir prio­ri­sier­te Zustel­lung, in der Regel inner­halb weni­ger Minu­ten. Außer­dem ste­hen hier detail­lier­te Aus­wer­tungs­mög­lich­kei­ten zu Zustell- und Öff­nungs­ra­ten zur Ver­fü­gung. Der Pre­mi­um­ver­sand ermög­licht außer­dem die Über­tra­gung von Word-Doku­men­ten nach HTML und Aus­sendun­gen mit „embed­ded pic­tures“ in HTML. Beim Stan­dard­ver­sand wird Ihr Auf­trag immer nach einem Pre­mi­um-Auf­trag abge­wi­ckelt, sofern es einen sol­chen zur glei­chen Zeit gibt. Zustell- und Öff­nungs­ra­ten wer­den hier nur pau­schal ausgewertet.

2. Worauf basiert die pressbase?

Was die „press­ba­se DACH“ angeht, auf einer erwei­ter­ten Ver­si­on des „Stamm Impres­sum“, der umfang­reichs­ten Medi­en­da­ten­bank im deutsch­spra­chi­gen Raum einer­seits und auf der The­men­da­ten­bank „Topic Pro“ des Ver­la­ges Mount Bar­ley ande­rer­seits. Die Kom­bi­na­ti­on die­ser bei­den eta­blier­ten Pro­duk­te kön­nen wir Ihnen exklu­siv anbie­ten. Wir decken damit die DACH Regi­on kom­plett ab. Alle ande­ren Län­der der Welt erfas­sen wir mit unse­rer inter­na­tio­na­len „press­ba­se World“ über eine Real­time-Schnitt­stel­le zur Daten­bank des kana­di­schen Anbie­ters „Agi­li­ty“.

3. Mit welchem Volumen muss ich beim Daten-Hosting rechnen?

Wer kei­ne Media­thek auf­baut und kei­ne Clip­ping Scans inte­griert, kommt übli­cher­wei­se mit dem Stan­dard Volu­men von 1 GB aus. Mit Media­thek und Clip­pings kann die Kun­den-Daten­bank im Lau­fe der Zeit auf meh­re­re GB anwach­sen. Wir berech­nen im Daten­hos­ting pro zusätz­li­ches GB 5 Euro monat­lich. Das Volu­men fin­den Sie jeder­zeit auf dem Start­bild­schirm von mycon­ven­to. Wenn Sie ein grö­ße­res Volu­men benö­ti­gen, legen wir Ihnen gern ein spe­zi­el­les Ange­bot vor. 

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