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Häufig gestellte Fragen
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu myconvento.

I. Vertrag und Bestellung

1. Wie kann ich myconvento bestellen?

Klicken Sie auf unserer Website se.myconvento.com auf ANGEBOT und dort auf BESTELLEN, und füllen Sie einfach das Bestellformular aus. Wir schalten Sie dann frei. Gern nehmen wir aber auch Ihre schriftliche Bestellung entgegen und lösen dann die Bestellung im myconvento System für Sie aus.

2. Brauchen wir einen speziellen Vertrag, damit die Bestellung wirksam ist?

Uns genügt Ihre Bestellung über die Website. Damit kommt aus unserer Sicht ein gültiger Vertrag zustande. Basis sind dann unsere AGB. Falls Sie ein Angebot benötigen und einen Auftrag an uns schreiben wollen oder müssen, so ist dies selbstverständlich auch möglich. Wenden Sie sich dazu bitte an unseren Vertrieb.

3. Wir haben eigene AGB. Muss ich die AGB von myconvento akzeptieren?

Gern können wir eine abweichende vertragliche Regelung vereinbaren. Sie können einen eigenen Vertrag mit uns abschließen. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall das „Premium Contracting“ benötigen. Ihre Kosten liegen einmalig bei 500 Euro für den Vertragsabschluss sowie 25 Euro für die Dauerüberwachung Ihres Vertrages.

4. Brauchen wir einen speziellen Vertrag für Auftragsdatenverarbeitung?

Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen einen separaten Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Vertrag) ab. Dazu haben wir einen Muster-Vertrag entwickelt, der die Bedürfnisse möglichst vieler Kunden sehr gut abdeckt. Wir akzeptieren in der Regel auch Ihre Vertragsversion, bieten Ihnen diese dann allerdings aufgrund des erhöhten Aufwands bei uns als „Premium Contracting“ an (s.o.).

5. Was bedeutet „Named User Lizenzierung“?

Im Gegensatz zur „Concurrent User Lizenzierung“, bei der die Anzahl der gleichzeitig arbeitenden Anwender festgelegt wird, werden bei der „Named User Lizenzierung“ die Anwender namentlich hinterlegt und dann freigeschaltet. Die lizenzierten „Named User“ bilden die Gesamtzahl der Anwender, die theoretisch mit myconvento arbeiten können, egal ob gleichzeitig oder nicht. Sie können in myconvento eine höhere Anzahl von Anwendern anlegen und die überschüssigen zunächst auf „inaktiv“ setzen.

6. Meine Benutzer-Anzahl weicht von den möglichen Bestellmengen ab. Warum gibt es überhaupt die Staffelung?

myconvento können Sie für 1-5-10-20-30 usw. Anwender abonnieren. Diese Staffelung sorgt dafür, dass es bei den meisten Anwenderunternehmen nur selten eine Änderung im Bestellumfang gibt. Das reduziert bei uns den Verwaltungsaufwand, ermöglicht uns niedrige Preise und erleichtert Ihnen und uns die Planung. Denn eine Änderung bei Ihren Anwendern muss dann nicht automatisch zu einer Änderung Ihres Abonnements führen.

II. Datenschutz und Datensicherheit

1. Wo liegen meine Daten?

Ihre Daten sind physikalisch im myconvento Rechenzentrum gespeichert. Dies wird von der myloc Management AG in Düsseldorf, einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum, geführt.

2. Was tut myconvento für den Datenschutz?

Wir erfüllen die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes in vollem Umfang. Dazu gehört die Verpflichtung aller Mitarbeiter und Lieferanten auf das Bundesdatenschutzgesetz und die EU-Datenschutzgrundverordnung und die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten.

3. Was tut myconvento für die Datensicherheit?

Mehrmals tägliche und wöchentliche Backups sind selbstverständlich, genau wie die hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit des zertifizierten Rechenzentrums. Außerdem werden die Datensicherungen über 2 Rechenzentren bei Myloc verteilt und eine Wochensicherung in einem externen Hochsicherheitssafe eingelagert. Wir garantieren Ihnen eine Verfügbarkeit im Jahresmittel in Höhe von 99,5%.

4. Was passiert, wenn jemand sein Passwort vergisst?

Jeder Anwender kann sich über den Link „Passwort vergessen“ ein neues Einmal-Passwort zusenden lassen. Nach dem ersten Login mit diesem Passwort muss man wieder ein eigenes PW hinterlegen. Wir kennen die Passwörter nicht.

5. Unsere Policies erfordern ab und zu den Wechsel der Passwörter. Wie geht das?

Sie können in myconvento das Intervall einstellen, innerhalb dessen ein neues Passwort angefordert wird.

6. Ich möchte höchstmöglichen Schutz unserer Daten, am liebsten ein eigenes System. Geht das?

Ja, als sogenannte „Hosted Appliance“ mit einem eigenen physikalischen Server und Datenbanksystem im Rechenzentrum, oder als „Local Appliance“ bei Ihnen im Haus. Bei der „Hosted Appliance“ stellen wir die notwendige Hard- und Software zur Verfügung. Bei einer „Local Appliance“ sorgen Sie für die Hardware und die Lizenzen für Windows, Office und den Datenbankserver.

7. Ein einfaches Login per User ID und Passwort reicht mir nicht. Gibt es mehr?

Sie können myconvento so einstellen, dass es Ihnen ein zweites Einmalpasswort per E-Mail zusendet. Dieses Passwort wird dann zusätzlich für Ihr Login benötigt.

8. Kann ich die Datenbestände verschiedener Geschäftsbereiche oder Partner gegeneinander abgrenzen?

Genau für diesen Zweck haben wir das Mandantenmanagement entwickelt.

9. Welche Daten sieht oder bearbeitet ein Anwender, wenn das Mandantenmanagement aktiv ist?

Ein Anwender sieht oder bearbeitet nur die Daten, die er bearbeiten darf. Dazu hinterlegen Sie die Rechte „Vollzugriff“ oder „Nur lesen“. Daten von Mandanten, zu denen der Anwender keine Rechte hat („Hidden“) sind für ihn dagegen unsichtbar.

10. Kann ich zwischendurch leicht an meine Daten kommen?

Gern vereinbaren wir mit Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Datenbank herunterzuladen oder sich von uns per CD schicken zu lassen. Bitte sprechen Sie dazu unsere Kundenbetreuung an. Unabhängig davon können Sie Verteiler, Versandlisten oder Teilnehmerlisten jederzeit nach Excel downloaden.

11. Was passiert mit meinen Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit?

Zunächst senden wir Ihnen Ihre Daten vollumfänglich zu. Nach dem Ende der Zusammenarbeit und einer kurzen Wartezeit (maximal drei Monate) werden alle Kopien bei uns vernichtet.

III. Startphase und Abonnement

1. Welche Laufzeit und Kündigungsfrist bietet das myconvento Abonnement?

Mit der Bestellung legen Sie den Beginn der kostenlosen Startphase fest. Diese beträgt 15 Tage. In der kostenlosen Startphase können Sie Ihr Abonnement jederzeit fristlos kündigen. Anschließend beginnt automatisch das reguläre Abonnement entsprechend der von Ihnen bestellten Leistungen. Das reguläre Abonnement hat eine Laufzeit jeweils bis zum Ende des Kalenderjahres und verlängert sich automatisch um ein Jahr, wenn Sie es nicht mit einer Frist von drei Monaten (also bis zum 30.9. des Jahres) kündigen. Dazu genügt es, im myconvento System im Bereich „Abonnement“ die Kündigung auszulösen. myconvento ist auch nach erfolgter Kündigung für Sie noch bis zum Jahresende voll nutzbar. Sie können in dieser Zeit auch jederzeit und mit wenigen Klicks Ihre Kündigung rückgängig machen.

2. Wie kann ich myconvento während der Startphase kündigen?

Wir bieten Ihnen dazu direkt auf der Startseite eine einfache Abmeldemöglichkeit an.

3. Welche Einschränkungen gibt es während der Startphase?

Sie können eine Serien E-Mail nur an maximal 100 Empfänger gleichzeitig versenden, und Sie haben grundsätzlich keine Möglichkeit, Daten aus der pressbase zu exportieren. Auch DACH Themenpläne sowie weltweite Daten stehen nicht zur Verfügung.

4. Warum muss ich zunächst die pressbase DACH abonnieren, um pressbase PLUS nutzen zu können?

Bei der pressbase PLUS kombinieren wir unsere Medien- und Journalisten Datenbank mit einer Suchmaschine der Veröffentlichungen der Medien im deutschsprachigen Raum. Ergebnis: Sie können über Artikel-Inhalte nach Autoren suchen. An Medien und Journalisten „hängen“ auch die Online-URLs der letzten Veröffentlichungen.
Und auch Personen, die wir bisher nicht kannten und von denen nur ein Name existiert, müssen einem Medium zugeordnet oder zumindest als Blogger oder freier Journalist klassifiziert werden.
Da also die Zuordnung zu Mediengattungen für uns von Bedeutung ist, verwenden wir als Basis für pressbase PLUS die Mediendatenbank der pressbase DACH.

5. Wie und wann bekomme ich meine Rechnungen?

Rechnungen versenden wir üblicherweise nur als PDF per E-Mail, es sei denn, Sie haben die Zustellung per Brief bei Ihrer Bestellung ausdrücklich angegeben. Die erste Rechnung erhalten Sie zu Beginn des Kalenderquartals, das auf das Ende der Startphase folgt. Wir berechnen dann die wenigen Tage Ihres Abonnements bis zum Quartalsbeginn und bereits turnusmäßig das folgende Quartal. Weitere Abonnementsrechnungen dann jeweils zum Quartalsanfang für die folgenden drei Monate. Rechnungen für Versände oder Volumenverbrauch erhalten Sie jeweils zu Beginn des Folgemonats für den zurückliegenden Monat.

6. Kann ich eine separate Rechnungsadresse angeben?

Selbstverständlich.

7. Wer verwaltet mein Abonnement?

Mit Ihrer Bestellung benennen Sie den sogenannten „Lizenzmanager“. Diese Person verwaltet Ihr Abonnement, d.h. legt die Anzahl der „Named User“ und den sonstigen Leistungsumfang fest und verändert ihn gegebenenfalls auch wieder.

8. Wie kann ich das Abonnement erweitern, reduzieren oder kündigen?

Der Lizenzmanager tut dies im Bereich „Abonnement““. Hier kann er den Lizenzumfang ändern oder das Abonnement kündigen. Bitte beachten Sie, dass Reduzierungen erst mit Beginn des nächsten Kalenderjahres wirksam werden.

9. Kann ich weitere verbundene Unternehmen auf das Abonnement nehmen?

Jedes verbundene Unternehmen kann mit auf Ihr Abonnement. Aber auch, wenn Sie nur eine Geschäftsbeziehung haben, beispielsweise mit einer Agentur, und dabei auf gemeinsame Daten zugreifen wollen, ist die gemeinsame Nutzung im Rahmen Ihres myconvento Accounts möglich. Bitte beachten Sie aber, dass es nur einen Rechnungsempfänger und verantwortlichen Lizenzmanager und Administrator gibt.

10. Gibt es Unterstützung für den Import meiner bisherigen Daten?

myconvento bietet einen einfach zu bedienenden Import-Assistenten. Damit können Sie Adressbestände aus Excel komfortabel importieren. Falls Sie darüber hinaus auch Kontaktnotizen übernehmen müssen, machen wir Ihnen dazu gern ein Dienstleistungsangebot.

IV. Administration in myconvento

1. Kann ich erkennen, welches Speicher- und Versandvolumen wir bereits verbraucht haben?

Das ist jederzeit auf dem Startbildschirm von myconvento erkennbar. Sie sehen den Monatsverbrauch und den Gesamtverbrauch. Außerdem zeigt Ihnen myconvento das Volumen eines Versandauftrages, auch bevor Sie ihn abgeschickt haben.

2. Wer kümmert sich um die Anwender-Rechte, und wie stellt man sie ein?

Der Lizenzmanager benennt einen Administrator. Dieser richtet die Anwender und deren Rechte ein und kümmert sich um die Anlage der Versandkonten (Absenderadressen usw.) Oft sind Lizenzmanager und Administrator ein und dieselbe Person.

3. Kann ich die Sprache der Benutzeroberfläche ändern, und wie?

Ja, Sie können jederzeit zwischen Deutsch und Englisch wechseln.

4. Kann ich mehrere Absender-Konten anlegen? Was ist da möglich?

Sie können beliebige Absenderkonten anlegen und Ihren Anwendern zuweisen. Allerdings ist es sinnvoll, dass Sie für eine ausreichende Autorisierung sorgen. Hier kommen das SPF-Verfahren und das sogenannte DKIM-Verfahren in Frage. Details dazu finden Sie im Whitepaper „Professioneller E-Mail Versand mit myconvento“.

V. Service und Support

1. Wie kann ich den Helpdesk von myconvento erreichen?

Wir bieten einen Chat Support, den Sie von der Startseite von myconvento aus starten können (unter SERVICE).

2. Gibt es eine Online-Hilfe, und was bietet sie?

Ja, in Deutsch und Englisch. Diese erklärt und beschreibt die typischen Arbeitsschritte und lässt sich von jeder Stelle in myconvento öffnen.

3. Welche Reaktionszeiten und Servicezeiten gibt es?

Unsere Geschäftszeiten sind von 8.00 bis 18.00 Uhr, Montag-Freitag, allerdings nicht an NRW Feiertagen. Falls nötig, können Sie Betreuung außerhalb dieser Zeit bei uns buchen, beispielsweise im Vorfeld von wichtigen Aussendungen. Reaktionszeiten richten sich nach dem Schweregrad des Fehlers. Sehen Sie dazu unser Whitepaper „Service und Support“.

4. Was passiert, wenn das System doch mal „Down“ ist? Welche Ausfallzeiten gab es in der Vergangenheit?

Für diesen sehr unwahrscheinlichen Fall haben wir eine Störungs-Seite eingerichtet, auf der wir Sie regelmäßig über den Stand der Arbeiten informieren. Diese Seite haben wir in den letzten 12 Jahren einmal benötigt.

5. Wie kann ich einen noch besseren Support-Level bekommen?

Gern bieten wir Ihnen den Service „Premium Support“ an. Autorisierte Anwender können unseren Service während unserer Geschäftszeiten anrufen. Bei Bedarf werden Sie auch zurückgerufen.

6. Wie kann ich weitere Schulungen bestellen? Was gibt es dazu?

Einfach per E-Mail an kundenbetreuung [at] myconvento.com oder über den Chat Support. Wir rufen Sie zurück.

VI. Technische Fragen

1. Welche Mindestausstattung in Bezug auf Hard- und Software habe ich?

myconvento läuft auf allen handelsüblichen und halbwegs aktuellen Endgeräten. Dazu zählen Smartphones, Tablets und Desktop PCs.

2. Welche Browser kann ich benutzen?

Sie können im Prinzip jeden gängigen Browser benutzen, also Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari. Bitte achten Sie aber auf eine möglichst aktuelle Version.

3. Kann ich myconvento mit meinen Office-Programmen verbinden?

Verteiler, Versandempfänger oder Teilnehmerlisten können Sie nach Excel exportieren. So erhalten Sie auch die Empfänger Ihrer Serienbriefe oder Serienetiketten. Anschließend verbinden Sie am Arbeitsplatz Ihre Vorlage für einen Brief oder ein Etikett mit den heruntergeladenen Daten.
Ihre E-Mail Korrespondenz können Sie in myconvento importieren und so bei Ihrem Ansprechpartner dokumentieren und archivieren. myconvento verbindet sich dazu mit Ihrem E-Mail Server über das Protokoll IMAP. Wir nutzen hier die Technologie, die auch bei Tablets und Smartphones für den Zugriff auf das E-Mail Konto verwendet wird.
Wenn Sie Ihrem Ansprechpartner einen Brief schreiben möchten, dann übertragen Sie Adress- und Anrededaten aus myconvento über die Zwischenablage in Ihr Word Dokument. Word Vorlagen können Sie zur gemeinsamen Nutzung im Team in der Mediathek hinterlegen. Am Schluss können Sie das fertige Word Dokument wieder zum Datensatz des Ansprechpartners hochladen.

4. Was tut myconvento, damit meine Versandaufträge ankommen?

Wir sind Mitglied der CSA („Certified Sender Alliance“). Außerdem bieten wir die Autorisierungsverfahren SPF und DKIM. Darüber hinaus bietet myconvento vollkommene Transparenz über die Zustellrate und den Zustellerfolg bei den einzelnen Empfängern, ein Blacklisting, und die benutzerfreundliche und einfache Korrektur unzustellbarer E-Mails („Bounced Mail Handling“).

VII. Fragen zum Leistungsumfang

1. Was ist der Unterschied zwischen Standard- und Premiumversand?

Beim Premiumversand garantieren wir priorisierte Zustellung, in der Regel innerhalb weniger Minuten. Außerdem stehen hier detaillierte Auswertungsmöglichkeiten zu Zustell- und Öffnungsraten zur Verfügung. Der Premiumversand ermöglicht außerdem die Übertragung von Word-Dokumenten nach HTML und Aussendungen mit „embedded pictures“ in HTML. Beim Standardversand wird Ihr Auftrag immer nach einem Premium-Auftrag abgewickelt, sofern es einen solchen zur gleichen Zeit gibt. Zustell- und Öffnungsraten werden hier nur pauschal ausgewertet.

2. Worauf basiert die pressbase?

Was die „pressbase DACH“ angeht, auf einer erweiterten Version des „Stamm Impressum“, der umfangreichsten Mediendatenbank im deutschsprachigen Raum einerseits und auf der Themendatenbank „Topic Pro“ des Verlages Mount Barley andererseits. Die Kombination dieser beiden etablierten Produkte können wir Ihnen exklusiv anbieten. Wir decken damit die DACH Region komplett ab. Alle anderen Länder der Welt erfassen wir mit unserer internationalen „pressbase World“ über eine Realtime-Schnittstelle zur Datenbank des kanadischen Anbieters „Agility“.

3. Mit welchem Volumen muss ich beim Daten-Hosting rechnen?

Wer keine Mediathek aufbaut und keine Clipping Scans integriert, kommt üblicherweise mit dem Standard Volumen von 1 GB aus. Mit Mediathek und Clippings kann die Kunden-Datenbank im Laufe der Zeit auf mehrere GB anwachsen. Wir berechnen im Datenhosting pro zusätzliches GB 5 Euro monatlich. Das Volumen finden Sie jederzeit auf dem Startbildschirm von myconvento. Wenn Sie ein größeres Volumen benötigen, legen wir Ihnen gern ein spezielles Angebot vor.

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