Mandantenmanagement
Welche Logik verfolgt das Mandantenmanagement von myconvento?
1. Arbeiten in dezentralen Organisationen
Die Zielgruppen einer Organisation bekleiden Rollen. Eine Person kann mehrere Rollen besitzen, in denen sie Nachrichten empfangen kann. Beispielsweise arbeitet ein freier Journalist für verschiedene Medien, ein angestellter Journalist betreut mehrere Ressorts. Ein Politiker hat ein Wahlkreisbüro, ein Parlamentsbüro und eine Adresse des Ausschusses, dem er angehört. Für jede dieser Rollen können unterschiedliche Nachrichten interessant sein. Wenn man Personenrollen nach bestimmten Interessen zusammenstellt, erhält man einen Verteiler. Der Verteiler repräsentiert also eine Zielgruppe. Deshalb ist ein Verteiler üblicherweise immer mit einer bestimmten Organisationseinheit, einem bestimmten Team oder eben einem bestimmten „Mandanten“ verbunden.
Team A
Team B
Team C
2. Rollen und Verteiler
Verteilt arbeitende Organisationen erfordern unter Umständen eine verteilte Datenhaltung. Wenn in einer Agentur diverse Teams für verschiedene Kunden arbeiten, möchte jedes Team seine Daten gegenüber den Zugriffen anderer Teams geschützt wissen. Auch möchten Landesgesellschaften oder PR-Teams größerer Unternehmen keine Änderungen von den Kollegen aus anderen Einheiten. Der Schutz der eigenen Daten kann darin bestehen, dass die Anderen sie nur lesen können. Oder darin, dass sie für die Anderen unsichtbar sind.Eine vollständige Trennung der Daten wäre möglich, kommt aber oft nicht in Frage, weil es auch gemeinsame Daten gibt. Getrennte Datenhaltung würde bedeuten, dass durch die Mehrfach-Bearbeitung („Redundanz“) der Pflegeaufwand unnötig steigt. Erforderlich ist also ein Datenmanagement, das einerseits eine Trennung von Daten, aber andererseits auch eine gemeinsame, über Rechte abgestimmte Nutzung ermöglicht. Ein System wie das myconvento Mandantenmanagement. Wir haben unser Mandantenmanagement für die Bedürfnisse dezentraler Organisationen entwickelt. Diese ordnen Ihre Daten und Aufgaben nach bestimmten Organisationseinheiten. Das können Kunden oder Projekte sein, aber auch Produkte, Abteilungen oder Gesellschaften. Die Anwender werden diesen Organisationseinheiten zugeordnet und erhalten dabei abgestufte Rechte, mit den Daten zu arbeiten.
Team A
Team B
Team C
3. Berechtigungen und Einschränkungen
Im Wesentlichen basiert das Mandantenmanagement auf der Zuweisung und dem Entzug von Rechten für die Anwender. Zunächst werden Mandanten angelegt. Diese repräsentieren für die Unternehmens-kommunikation Geschäftsbereiche, Geschäftsstellen oder Landesgesellschaften, in einer Agentur üblicherweise die verschiedenen Kunden. Das Mandantenmanagement ermöglicht, für jeden Anwender die Rechte zu definieren, die er in Bezug auf die Daten eines bestimmten Mandanten hat. Wir unterscheiden die Rechte „Vollzugriff“, „Nur lesen“ und „Versteckt“.
myconvento Anwender
Wenn jetzt Anwender mit gleichen oder ähnlichen Rechten an den Daten arbeiten, bilden sie quasi ein Team, das für bestimmte Daten verantwortlich ist und diese pflegt bzw. erfasst. Der Datenbereich repräsentiert einen Geschäftsbereich, eine Gesellschaft oder einen Kunden.
Team A
VOLLZUGRIFF
VOLLZUGRIFF
NUR LESEN
Team B
NUR LESEN
VOLLZUGRIFF
NUR LESEN
Team C
VERSTECKT
VERSTECKT
VOLLZUGRIFF
Team Z
VERSTECKT
VERSTECKT
NUR LESEN
Vorteile des Mandantenmanagements
- Jede Einheit ist für ihre Daten verantwortlich. Damit verbessert sich die Datenqualität. Das Überschreiben, Ändern oder Löschen von Daten durch unberechtigte Anwender gehört der Vergangenheit an.
- Jeder Anwender arbeitet nur mit den für ihn relevanten Daten. Das erleichtert und beschleunigt die Arbeit.
- DieZusammenarbeit verschiedener Abteilungen wird einfacher, da bestimmte Daten von allen genutzt werden können und andere nicht.
- Der Administrator kann einen Abteilungswechsel von Anwendern mit einem Wechsel der Zugriffsrechte steuern. Gleichzeitig behält er den mandantenübergreifenden Blick auf alle Aktionen der Anwender auf der myconvento-Kommunikationsplattform.
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