09.08.2017

Schatzkammer zieht um: Wie man einen neuen Presseverteiler einführt

Timo Sohr, PR-Bera­ter der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­agen­tur fac­tum GmbH

„Ehr­li­che“ Kom­mu­ni­ka­ti­on hat sich die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­agen­tur fac­tum mit Büros in Mün­chen und Fürth auf die Fah­nen geschrie­ben: https://www.factum-pr.com/agentur Und sym­pa­thisch ehr­lich ist auch die­ser Bericht über die Suche nach einem neu­en PR-Managem…
„Ehr­li­che“ Kom­mu­ni­ka­ti­on hat sich die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­agen­tur fac­tum mit Büros in Mün­chen und Fürth auf die Fah­nen geschrie­ben: https://www.factum-pr.com/agentur Und sym­pa­thisch ehr­lich ist auch die­ser Bericht über die Suche nach einem neu­en PR-Manage­ment-Tool, das das lei­di­ge Ver­tei­ler-The­ma nach­hal­tig lösen soll­te. Die Wahl ist auf mycon­ven­to gefal­len. Von Pro­fes­sio­na­li­sie­rung ist die Rede und von einem schließ­lich neu­en, höhe­ren Level für den Work­flow – aber lesen Sie selbst.

Schatz­kam­mer zieht um: Wie man einen neu­en Pres­se­ver­tei­ler ein­führt

Ob Ein-Mann Abtei­lung in der Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on, mitt­le­re PR-Schmie­de oder Full-Ser­vice-Agen­tur­grup­pe: Jede Orga­ni­sa­ti­on, die Public Rela­ti­ons betreibt, benö­tigt eine Daten­bank, in der Kon­tak­te von Mul­ti­pli­ka­to­ren, Jour­na­lis­ten oder Kun­den ein­ge­pflegt, aktua­li­siert oder geän­dert wer­den kön­nen. In fast jeder PR-Agen­tur ist der „Ver­tei­ler“ Dau­er­the­ma und pro­mi­nen­ter Dis­kus­si­ons­punkt in vie­len Mee­tings. Ange­fan­gen mit dem Out­look-Adress­buch, arbei­tet man sich über rie­si­ge Excel-Lis­ten meist hin zu einer pro­vi­so­ri­schen HTML-Lösung, die der ambi­tio­nier­te Infor­ma­tik-Stu­dent von Neben­an pro­gram­miert hat. Auch wir haben die­sen Pro­zess durch­lau­fen, bis wir mit mycon­ven­to eine soli­de und pro­fes­sio­nel­le Lösung für unse­ren täg­li­chen Bedarf gefun­den haben. Was es bei der Aus­wahl der rich­ti­gen PR-Soft­ware zu beach­ten gibt und wie man die­sen Pro­zess in einem Unter­neh­men ziel­füh­rend umsetzt, erklä­ren wir in die­sem Blog­bei­trag.

Der Ver­tei­ler ist eines der wich­tigs­ten PR-Werk­zeu­ge und Grund­la­ge für eine sou­ve­rä­ne und ver­trau­ens­vol­le Bezie­hung zu Medi­en­ver­tre­tern und Mul­ti­pli­ka­to­ren. Er kann – gut orga­ni­siert und gepflegt – als Schatz­kam­mer einer PR-Agen­tur oder Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­ons-Abtei­lung bezeich­net wer­den. Dar­in fin­den sich nicht nur Kon­takt­da­ten, son­dern auch Wün­sche, Ideen und Vor­lie­ben von Jour­na­lis­ten, die man nach Gesprä­chen sorg­fäl­tig notiert und archi­viert hat. Eine Migra­ti­on, also die Über­füh­rung der kost­ba­ren Ver­teil­erda­ten in eine neue Umge­bung, ist müh­sam und meist schwingt die Sor­ge mit, etwas von den wert­vol­len Kon­tak­ten zu ver­lie­ren. Als wir uns im letz­ten Som­mer dazu ent­schlos­sen, uns nach einer pro­fes­sio­nel­len Daten­bank­lö­sung umzu­se­hen, begann eine Jagd durch Webi­na­re, Tele­fon­ter­mi­ne und Test-Soft­ware. Fol­gen­de Fra­gen haben wir uns dabei gestellt, auf die wir für euch näher ein­ge­hen wol­len.

Jour­na­lis­ten­kon­tak­te: Eige­ne Daten­bank oder Ver­lags­da­ten?

Wer schon mal die ordent­lich ein­ge­pfleg­te Tele­fon­num­mer eines Wirt­schafts­jour­na­lis­ten gewählt und in der Sport­re­dak­ti­on gelan­det ist, weiß, dass eine selbst auf­ge­bau­te Daten­bank immer auch eine gro­ße Feh­ler­quel­le ist. Als Alter­na­ti­ve bie­ten vie­le CRM-Sys­te­me für PR-Agen­tu­ren „geleas­te“ Daten­ban­ken, die von Ver­la­gen gepflegt und aktu­ell gehal­ten wer­den. Eine gro­ße Ver­lo­ckung für unse­re Recher­che- und Kon­takt­pfle­ge-müde Agen­tur. Die Ver­lags­da­ten­ban­ken ent­hal­ten eine gro­ßes Spek­trum an Medi­en aller Fach­rich­tun­gen, kön­nen aber bei den ein­zel­nen Kon­tak­ten eines Res­sorts nicht so stark in die Tie­fe gehen. Unse­re über vie­le Jah­re auf­ge­bau­ten Jour­na­lis­ten­kon­tak­te woll­ten wir daher zunächst auch nicht auf­ge­ben. Mit mycon­ven­to haben wir uns für eine Lösung ent­schie­den, in der zwei Daten­ban­ken genützt wer­den kön­nen. In der MyBa­se pfle­gen wir unse­re eige­nen Kon­tak­te, mit­hil­fe der press­ba­se kön­nen wir auf das Fach­me­di­en­an­ge­bot des Stamm-Ver­lags zurück­grei­fen.

Unser Fazit: Nach meh­re­ren Pres­se­aus­sen­dun­gen über bei­de Daten­ban­ken, wis­sen wir wie­der, wie wert­voll unse­re per­sön­lich auf­ge­bau­ten Kon­tak­te sind, um eine Pres­se­mel­dung an genau die Medi­en und Res­sorts zu schi­cken, für die das The­ma rele­vant ist. Wenn es dar­um geht, län­ger nicht genutz­te Ver­tei­ler zu aktua­li­sie­ren oder in neue Fach­be­rei­che vor­zu­drin­gen, ist die press­ba­se eine gute Quel­le, um auf unbe­kann­tem Ter­rain Fuß zu fas­sen.

War­um sieht das jetzt so aus? Ober­flä­che und Fil­ter­funk­tio­nen

Eine ein­fa­che Nut­zer­füh­rung ist ent­schei­dend, wenn es heißt, dass der flot­te neue Ver­tei­ler nicht nur Incen­ti­ve der Geschäfts­lei­tung, son­dern auch tat­säch­li­che Hil­fe im Arbeits­all­tag sein soll. Alle ent­schei­den­den Infor­ma­tio­nen zu den Jour­na­lis­ten­kon­tak­ten müs­sen griff­be­reit, gleich­zei­tig aber über­sicht­lich und schnell zu über­bli­cken sein. Gutes Aus­se­hen ist natür­lich auch ein sub­jek­ti­ves Kri­te­ri­um, das mit den gewohn­ten und ein­ge­spiel­ten Arbeits­ab­läu­fen in einer Agen­tur zusam­men­hängt. Bei mycon­ven­to waren wir von den Mög­lich­kei­ten der Kon­takt­pfle­ge posi­tiv beein­druckt. Das sehr aus­führ­li­che Jour­na­lis­ten­pro­fil, das man sich über die ver­schie­de­nen Fel­der und Kate­go­ri­sie­run­gen erstel­len kann, zahlt sich für die spä­te­re Pfle­ge und Arbeit mit den Kon­tak­ten aus.
Umso ent­schei­den­der ist eine gute Fil­ter­funk­ti­on, über die man sich durch den Kon­tak­te-Dschun­gel arbei­ten kann. Für die Erstel­lung von Pres­se­ver­tei­lern bie­tet die MyBa­se-Daten­bank eine sehr dif­fe­ren­zier­te Fil­ter­funk­ti­on, mit der wir nach allen Infor­ma­tio­nen gezielt suchen kön­nen.

Unser Fazit: Auch wenn die Ober­flä­che eines neu­en Sys­tems natür­lich erst ein­mal für Irri­ta­tio­nen bei den Kol­le­gen sorgt („Das sah doch bis­her anders aus? War­um kann man das nicht so machen? Frü­her war der Ver­tei­ler aber grau!“), war die Gewöh­nung an das Kon­takt­ma­nage­ment nicht die größ­te Her­aus­for­de­rung bei der Umstel­lung auf mycon­ven­to. Wenn man die Funk­tio­nen gut kennt, ist die Bedie­nung intui­tiv und für die Arbeits­ab­läu­fe las­sen sich gut Rou­ti­nen fin­den.

Sehr geehr­te Jour­na­lis­tin­nen, sehr geehr­te Jour­na­lis­ten, lie­be alle – die Bedeu­tung des per­so­na­li­sier­ten Ver­sands

Der Mas­sen­ver­sand von Pres­se­mit­tei­lun­gen war eigent­lich noch nie ganz koscher. Spä­tes­tens mit den pro­fes­sio­nel­len Lösun­gen der Ver­tei­ler-Anbie­ter, die fast alle einen per­so­na­li­sier­ten Ver­sand anbie­ten, war die­se Aus­re­de dann auch nicht mehr gege­ben. Die Basis-Anfor­de­run­gen, dass eine Pres­se­mit­tei­lung sicher, indi­vi­dua­li­sier­bar und anonym track­bar ver­sen­det wer­den kann, soll­te der neue Ver­tei­ler erfül­len. Unter­schie­de gibt es bei den Mög­lich­kei­ten, eine Ver­sand-Email in HTML zu gestal­ten. mycon­ven­to lie­fert hier­bei eini­ge For­mat-Vor­la­gen, die leicht an das jewei­li­ge Cor­po­ra­te Design des Kun­den anzu­pas­sen sind.

Unser Fazit: Das Ver­sand­ma­nage­ment über mycon­ven­to erfüllt alle Basis-Funk­tio­nen und hat unse­re Pres­se­aus­sen­dun­gen deut­lich pro­fes­sio­na­li­siert.

Frü­her haben wir das so gemacht: Go with the work­flow!

Die Umstel­lung auf ein neu­es Tool gestal­tet sich natur­ge­mäß schwie­ri­ger, je rou­ti­nier­ter die Arbeits­ab­läu­fe sind. Durch mycon­ven­to wur­den unse­rer Rou­ti­nen teil­wei­se in Fra­ge gestellt und auf­ge­bro­chen. Ein posi­ti­ver Pro­zess, der vie­le ehe­ma­li­ge Pro­ble­me und Bequem­lich­kei­ten auf­zeigt und besei­tigt. Gera­de die Pfle­ge von Kon­tak­ten und Gesprächs­ver­läu­fen ist durch mycon­ven­to ein­heit­li­cher gewor­den. Dass für die neue Ver­si­on von mycon­ven­to auch Ände­rungs­wün­sche und Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge der Kun­den abge­fragt wur­den, emp­fin­den wir als sehr posi­tiv. Sehr gute Lösungs­ori­en­tie­rung, hilf­rei­che Tipps und kur­ze Reak­ti­ons­zei­ten kön­nen wir auch dem live-Sup­port des Con­ven­to-Teams beschei­ni­gen. Auch wenn ein CRM-Sys­tem die Bedürf­nis­se aller Nut­zer auf einen Nen­ner brin­gen muss und daher nicht jede spe­zi­el­le Arbeits­wei­se berück­sich­ti­gen kann: eine gewis­se Fle­xi­bi­li­tät der Soft­ware soll­te da sein. Mit mycon­ven­to konn­ten wir man­che agen­tur­ei­ge­nen Abläu­fe trotz­dem über­neh­men.

Unser Fazit: Im Nach­hin­ein haben sich die Kri­te­ri­en, die wir für die Suche ange­setzt hat­ten, zwar als sinn­voll erwie­sen; die Arbeit mit dem neu­en Sys­tem hält den­noch Über­ra­schun­gen bereit. Das erfor­dert Geduld und auch eini­ges an Fle­xi­bi­li­tät vom Team. Für uns hat es sich auf jeden Fall gelohnt, die­sen Pro­zess anzu­sto­ßen. Neben den tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten des Ver­tei­ler­sys­tems gab uns die Umstel­lung auf mycon­ven­to auch Impul­se, eige­ne orga­ni­sa­to­ri­sche Abläu­fe zu per­fek­tio­nie­ren. Von der Kon­takt­pfle­ge über den Ver­sand bis hin zur Nach­be­treu­ung konn­ten wir damit unse­ren Work­flow für uns selbst und unse­re Kun­den auf ein neu­es Level heben.


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