Zusam­men­ar­beit

Trans­pa­ren­te Zusam­men­ar­beit – das Aufgabenmanagement

Sit­zen Sie noch (oder wie­der) im Homeoffice?

In die­sen Pan­de­mie-Zei­ten ist es nicht leicht, mit den Kol­le­gen und Gesprächs­part­nern drau­ßen zu kom­mu­ni­zie­ren und trotz­dem noch den Über­blick zu behal­ten. Gut, wenn man eine Cloud­lö­sung wie mycon­ven­to hat. Hier beleuch­ten wir Fea­tures, die Ihnen Trans­pa­renz bie­ten – trotz Coro­na, Home­of­fice und etwai­ger Iso­la­ti­on. Heu­te: das Aufgabenmanagement.

Arbei­ten Sie unter “Mei­ne Daten” schon mit “Aktio­nen”? Hier las­sen sich Kon­takt­no­ti­zen, E‑Mails, Auf­ga­ben und Aktio­nen ganz ein­fach mit dem Team tei­len und zuwei­sen. Aber auch für die Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on sehr nütz­lich. In der Detail­an­sicht eines Unternehmens/Mediums oder eines Kon­tak­tes kön­nen Sie unter “Aktio­nen” sehen, wer was ein­ge­tra­gen hat. Sie lesen die Kon­takt­his­to­rie und sind so vor einem erneu­ten Kon­takt immer top infor­miert über das, was war. Was ist oder was kommt, legen Sie mit dem grü­ne Plus an – “neue Akti­on”. Im Dia­log­fens­ter “Aktio­nen” kön­nen Sie den Akti­ons-Typen (Tele­fo­nat, Work­shop, Mee­ting u. a.)und ein The­ma aus­wäh­len, das Sie zuvor selbst über die Stamm­da­ten defi­niert haben. Das Beschrei­bungs­fens­ter bie­tet Ihnen auto­ma­ti­siert den “Tagesein­trag”, mit dem Sie Ihre Inhal­te notie­ren kön­nen. Fol­low-up “Nein” hin­ter­legt ein­fach eine Notiz zu Info-Zwe­cken für sich und das Team. Fol­low-up “Ja” bedeu­tet, dass eine Auf­ga­be ent­stan­den ist, die erle­digt wer­den muss – durch Sie oder einen ande­ren User, dem Sie die Auf­ga­be zuwei­sen kön­nen. “Fol­gen­de Kol­le­gen über die Akti­on infor­mie­ren” schickt die Auf­ga­be über Ihren E‑Mail-Cli­ent an invol­vier­te Kol­le­gen – wahl­wei­se auch mit Kopie an sich selbst.

Bei­spiel: Ein Jour­na­list möch­te Ihren Kol­le­gen spre­chen – der ist im Urlaub. Sie sprin­gen ein und doku­men­tie­ren das mit einer Akti­on. Der Kol­le­ge über­nimmt, wenn er wie­der zurück ist, denn er hat den Kon­takt­ein­trag als Auf­ga­be per E‑Mail erhal­ten. Zum ande­ren kann er unter “Mei­ne Daten” – “Aktio­nen” alle Auf­ga­ben abru­fen, die wäh­rend sei­ner Abwe­sen­heit auf­ge­lau­fen sind – die­se zudem noch fil­tern nach Zeit­raum oder Thema.

Good-To-Know: Möch­ten Sie sich einen schnel­len Über­blick über die Kon­takt­his­to­rie eines Medi­ums oder einer Per­son ver­schaf­fen? Strei­chen Sie mit dem Cur­sor über die Akti­ons-Sym­bo­le (links neben dem Datum) in der Kon­takt­his­to­rie, zeigt Ihnen das Dia­log­fens­ter jeweils den Inhalt der Akti­on an, ohne dass Sie die­se ankli­cken oder öff­nen müs­sen. Auf die­se Wei­se kön­nen Sie sich schnell über die Chro­no­lo­gie sämt­li­cher Ein­trä­ge informieren.

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