Wo sind meine Formatierungen geblieben?

WORD war einer der ersten WYSIWYG-Editoren für die Textbearbeitung und so ist es für uns Anwender mit den Jahren fast selbstverständlich geworden, daß unser auf dem Bildschirm erstellter Text mit wenigen Klicks auch eine ansprechende Typografie erhält. Ein bisschen fetter Text hier, ein wenig Blau dort. Hier ein Absatz, dort ein Listenelement. Jetzt noch das Logo in die Kopfzeile und bei Bedarf eine ordentliche Paginierung - fertig ist die Pressemitteilung. WORD ist ein sehr mächtiges Werkzeug, wenn es um die Erstellung und den späteren Ausdruck von formatierten Texten geht. Mit seiner Vielzahl nützlicher Funktionen ist es aus dem modernen Büroalltag nicht mehr weg zu denken. Da liegt die Versuchung nahe, den Text 1:1 zu kopieren und als E-Mail zu versenden. Das funktioniert nur leider selten wie gewünscht. In den meisten Fällen müssen die Texte erneut für die Darstellung in HTML-formatiert werden. Wie Sie sich das Leben einfacher machen können und was es dafür zu beachten gilt, erläutert der folgende Text.  

Die Funktion "Als Text einfügen".

Ganz gleich, ob Sie zur Erstellung eines neuen Versandes in myconvento den HTML- oder den Drag & Drop-Editor (Premium-Versand) benutzen, zunächst ist die Funktion "Als Text einfügen" aktiviert. So wird sichergestellt, daß der Code beim Einfügen von unnötigen Microsoft-Elementen befreit und auf ein HTML-konformes Minimum reduziert ist. Leider werden jedoch alle Absatz- und Zeichenformatierungen ebenfalls gelöscht, was ein nachträgliches Formatieren nötig macht. Wenn Sie die Funktion "Als Text einfügen" deaktivieren, werden Absatz-, sowie die klassischen Zeichenformate Fett, Kursiv, Unterstrichen, durchgestrichen, sowie ^hochgestellt und _tiefgestellt übernommen. Lediglich Farbinformationen innerhalb eines Absatzes werden nicht übernommen.  

Das klingt doch alles recht einfach. Aber wieso funktioniert das bei mir nicht?

Es ist nicht unüblich, daß Texte in Word-Vorlagen erfasst werden, die eine eigene, an ein Corporate Design angepasste Typografie nutzen. Oft sind eigene Formate für Überschriften, Listenelemente oder Absätze formatiert. Wird - wie im letzten Screenshot gezeigt - z.B. für die Überschrift 1 ein eigenes neues Format verwendet, verliert sich der Bezug zur in HTML üblichen Bezeichnung als "H1". Word legt statt dessen eine eigene Format-Klasse an und beschreibt deren Darstellung in der Kopfzeile des Dokumentencodes, jenseits des üblichen HTML. Da myconvento also nicht "wissen" kann, was Sie mit  "Formatvorlage 1" meinen oder wie diese dargestellt werden soll, wird als Ersatz das Standard-Absatzformat verwendet. Der Tip für ein problemloses Kopieren und Einfügen aus WORD lautet also: Entwerfen Sie keine eigenen Textformate. Nutzen Sie bei allen WORD-Dokumenten, deren Texte Sie formatiert kopieren möchten, ausschließlich Standardformate. Auch Standartformate lassen sich mit geringer WORD-Kenntnis sauber an eine CI anpassen.